Handlinger Handlinger

Du kan benytte e-inkasso til at oprette og udsende rykkerskrivelser enten via SMS, mail eller almindelig post til dine skyldnere.

Måske har du oplevet, at rykkermodulet i dit regnskabsprogram er kompliceret at benytte og måske endnu sværere at tilpasse præcis, til de ønsker og behov, som din virksomhed har. Måske er der slet ikke en mulighed for at oprette rykkere. Opret en bruger hos e-inkasso og opret alle de sager du vil, alle de rykkere du har behov for og få automatisk en advisering via mail, når det er tid til at tage det næste skridt i sagen, hvis du da ikke allerede har modtaget betaling, som mange af vores brugere oplever.

Det kræver næsten ingen arbejde at oprette og udsende en rykker i e-inkasso. Du skal blot tage stilling til størrelsen på rykkergebyret og betalingsfrist. Renter og gebyrer udregner e-inkasso for dig og lægger til hovedstolen og både gebyrer, renter og betalingsfrister holdes indenfor rammerne af lovgivningen på området og god inkassoskik.

Inkassovarsel er en almindelig rykker, med varsel om at sagen nu fortsættes med inkasso. Inkassovarsel er den sidste rykker du sender.

Du kan også vælge at sende et inkassovarsel allerede som første rykker, hvilket nogle gange kan have den fordel, at du derved forkorter processen i forhold til kunder, som du ved, enten har svært ved at betale eller blot har i sinde at misbruge kreditten, ved at trække betalingen.

Nogle kunder spekulerer ligefrem i, at det er billigt at betale små rykkergebyrer og renter, for at udsætte betalingen længst muligt eller blot langt henne i forløbet, betaler hovedstolen i vished om, at mange virksomheder er tilfredse med at få hovedstolen på deres udestående og bevare kunden. Derfor undlader mange virksomheder desværre og helt uforståeligt, at køre inkasso på renter og gebyrer og de bliver derved ofte en billig, eller måske endda gratis kassekredit for deres kunder.

I e-inkasso har du derfor også muligheden for at tilskrive kompensationsgebyr. Dette er et gebyr der er forholdsvist nyt i lovgivningen, og som kun kan tilskrives hvis skyldner er en virksomhed. Hensigten med gebyret, er at give dig som kreditor mulighed for at tilskrive et ekstra, og noget højere, gebyr på den første rykker, således at andre virksomheder (og også offentlige institutioner) er mindre tilbøjelige til at misbruge kreditten.

Det er lige så let at oprette et inkassovarsel, som det er at oprette en almindelig rykker.

Inkasso er det skridt mange typisk overlader til deres advokat eller et af de mange inkassofirmaer, som du sikkert jævnligt bliver ringet op af, når de vil tilbyde dig deres ”gratis inkasso”. ”Gratis” betyder dog i de fleste tilfælde, at inkassofirmaerne beholder alle renter og gebyrer, ligesom du som regel skal betale dyrt for at få sagen i fogedretten – eller blot for at få din egen sag retur.

Med e-inkasso kan du lave egen-inkasso på meget kort tid og med en beskeden indsats – Efter nøjagtigt de samme metoder, retningslinjer og regler som advokaterne og inkassofirmaerne gør. Du kan tilmed sørge for at sende dine inkassoskrivelser direkte i hånden på skyldner med SMS, mail eller almindelig post.
Inkassogebyrer er høje, og starter på kr. 250,- for gæld med en hovedstol på under kr. 1.000,- .

Det er altid en fordel at indgå aftaler med skyldner og slippe for at skulle sende sagen videre i retssystemet. Men når du indgår aftaler om betalingsdato eller en afdragsordning, så er det altid en rigtig god idé at have aftalen på skrift og med underskrift fra skyldner. Hvis du via e-inkasso sikrer dig, at den aftale, som du laver med skyldner overholder de formalia, som retten kræver, så kan du spare rigtig meget tid og besvær i forhold til fogedretten, hvis det viser sig at skyldner ikke overholder aftalen.

Når du opretter og sender inkasso via e-inkasso, så vil e-inkasso samtidigt generere en skyldnererklæring og et frivilligt forlig, som du kan sende med ud til skyldneren.

Du har herudover, til en hver tid, mulighed for at oprette en ny skyldnererklæring og frivilligt forlig til sagen i e-inkasso.

Din skyldner har måske ikke råd til at betale sine regninger eller måske nægter han af principielle årsager, selvom kravet er korrekt. Måske tror han bare ikke, at du gør noget ved dit krav i den sidste ende, men bare ”truer” med inkasso.

Måske kan et akkordtilbud give skyldner det skub til at betale, som giver det ønskede fremskridt i sagen. Et tilbud om akkord er et tilbud til skyldner om rabat på gælden – Måske frafalder du dit krav om renter og gebyrer eller du giver måske oven i købet skyldner en rabat på hovedstolen. En rabat, som ofte dækkes af de tilskrevne renter og gebyrer.

Uanset årsagen, så er et akkordtilbud en god mulighed for din skyldner, til at få gælden ud ad verden på. Med e-inkassos akkord-modul kan du let lave et tilbud om akkord (rabat) til din skyldner og akkord-brevet forklarer præcis, hvad der skyldes, hvad gælden vil stige til, hvis der tages yderligere retslige skridt og hvor meget skyldner sparer ved at tage imod akkord-tilbuddet.

Mange skyldnere vil tage imod et sådan tilbud. Nogen fordi de sparer penge og derved hurtigere får gælden ud af verden. Og andre fordi de ser tilbuddet som en lille sejr. De slipper billigere og får opfattelsen af, at du har taget et tab, for at få sagen ud af verden. Det er dog langtfra altid tilfældet. Selv ved relativt store rabatter, vil du stadigvæk få hovedstolen (den oprindelige gæld) hjem og oftest mere til. Det der gives afkald på ved et akkord-tilbud, er for det meste renter og gebyrer.

Er skyldner en privatperson, er det ofte en god idé at oprette og udsende disse tilbud om akkord, på tidspunkter på året hvor der kommer ekstraordinære udbetalinger, f.eks. op til udbetaling af børne- og feriepenge.

En anden god måde at få din skyldner til at begynde at betale på, er ved at indgå en betalingsaftale, som er overskuelig og mulig for skyldner at overholde.

Betalingsaftaler er simple at lave i e-inkasso. Du kan vælge mellem længden på aftalen, eller raternes størrelse, hvorefter systemet selv udregner alle detaljer til aftalen med renter, afdrag m.m. Du kan også vælge at lægge en større udbetaling ind, så skyldner kan vise god vilje.

Du kan derefter sende skyldner en oversigt, hvor det fremgår, hvad der betales og hvornår, hvilket ofte er et godt incitament til at betale det hele med det samme, da betalingsaftalen synliggør hvor mange renter der tilskrives hver måned.

Systemet hjælper dig desuden med at holde styr på opfølgningen.

Når du ikke længere ønsker at vente på, at skyldner får betalt, så er det tid til at tage konsekvensen og sende sagen til behandling i fogedretten.
Dette er normalt en relativt kompliceret procedure, da det er vigtigt at dokumenterne til retten er udfyldt 100% korrekt, da sagen ellers sendes retur.
Med e-inkasso kan du sende din skyldner i fogedretten på to måder:
Enten via et betalingspåkrav, hvis du ikke har et fundament i sagen. Dette er et retskraftigt bevis på at gælden er legitim.

Eller via en fogedrekvisition, hvis du har et fundament i sagen. Det kan f.eks. være en underskreven skyldnererklæring, et underskrevet frivilligt forlig, en dom eller et betalingspåkrav med påtegning fra en dommer.

Begge muligheder oprettes nemt og hurtigt i e-inkasso. Systemet guider dig og sørger for, at alt udfyldes så korrekt som muligt.

Udkørende inkasso er en ydelse man køber af vores samarbejdspartner, et autoriseret inkassoselskab.

Det foregår ved at der bliver sendt et varsel om inkassobesøg til skyldner, og herefter kører inkassomedarbejderen ud og kontakter skyldner på dennes bopæl. Træffes skyldner ikke, forsøges der et par gange til.

Ved kontakt til skyldner, forsøges der først og fremmest at få betaling i døren af skyldner – lykkes det, så bliver hele beløbet overført til dig som kreditor.

Lykkes det ikke, forsøger inkassomedarbejderen at få skyldner til at underskrive en skyldnererklæring (så du som kreditor får et fundament på gælden, og dermed slipper for at skulle lave et betalingspåkrav på sagen). Der forsøges også at få skyldner til at indgå en betalingsaftale på et frivilligt forlig. Får inkassomedarbejderen underskrifter på hhv. skyldnererklæring og/eller frivilligt forlig, fremsendes disse til kreditor for et mindre beløb.

Udkørende inkasso er en effektiv måde at få sine skyldnere i tale på, når de ellers ikke har reageret. Priserne er yderst lave, så det kan betale sig selv i meget små sager.

Du har herudover, til en hver tid, mulighed for at oprette en ny skyldnererklæring og frivilligt forlig til sagen i e-inkasso.

Du kan benytte e-inkasso til at oprette dine egne breve og skrivelser til dine skyldnere og evt. sende skrivelserne direkte til skyldnerne som SMS, mail eller med almindelig post.

Hvis du har behov for inspiration til dine breve og skrivelser, er der flere forskellige og gode brevskabeloner at vælge imellem i systemet – og som du kan rette i som du har lyst.

Kan du ikke finde en skrivelse, som passer til dine ønsker og krav, så skriver du blot teksten selv. Brevene genereres og bliver flot opsat på brevpapir med alle relevante informationer og logoer.

Hjælpe-funktioner Hjælpe-funktioner

Mail
Som noget nyt, kan du sende de fleste af dokumenterne i et inkassoforløb via mail og dermed spare tid, papir, printudgift, kuverter og porto.
Systemet har en log-funktion, så du kan se, hvornår skyldner har åbnet det fremsendte dokument. Ved fremsendelse af betalingspåkrav og fogedrekvisition, er denne forsendelsestype et krav i de fleste retskredse, som ikke accepterer modtagelse af almindelig post længere.

SMS
Som noget nyt og helt unikt, har e-inkasso udviklet en mulighed for, at du kan fremsende dokumenter til skyldner via SMS. Dette kan gøres med de fleste dokumenter. SMS systemet har en log-funktion, hvor du kan se, hvornår skyldner har åbnet det fremsendte dokument.

Send selv
Den mest normale fremgangsmåde hos de fleste virksomheder, hos advokaterne og inkassofirmaerne er, at de selv printer de oprettede dokumenter, kuverterer dem og sender dem med posten. Dette er naturligvis også en mulighed i e-inkasso.

Brevservice
Slip for at printe, kuvertere og frankere. Lad e-inkasso printe dine dokumenter for dig, kuvertere dem og fremsende dem til modtageren med post. Det sparer dig for arbejdstid, kontormaterialer (papir, konvolutter og printer), samt porto til Post Danmark.

Systemet er hurtigt og nemt at bruge, uanset om du har en enkelt sag, eller du har flere hundrede sager.

Hvis du har mange skyldnere, der skal oprettes og følges op på hver måned, så kan dette ofte være en stor og uoverskuelig udfordring. e-inkasso sender dig påmindelser pr. mail, når der kan foretages opfølgninger på dine sager.

Med e-inkasso har du et godt overblik og status på alle dine sager, samt en automatisk påmindelse om, hvornår du skal foretage en ny handling på dine sager.

Du har ligeledes et godt overblik over den økonomiske status i inddrivelsen. Under menupunktet ”Rapporter”, kan du altid se, hvor meget den samlede aktuelle gæld i dine sager er, fordelt på hovedstol, gebyrer, renter og hvor mange penge du har allerede har inddrevet.

Her ser man hurtigt den store, økonomiske fordel, som det er for dig at benytte e-inkasso, frem for at lade en advokat eller inkassofirma udføre arbejdet for dig.

Du vil i oversigterne hurtigt kunne se, hvor mange penge, som går direkte til dig og hvor mange penge, som stadig mangler at blive inddrevet og hele vejen hjælper og støtter e-inkasso dig i både handlinger, påmindelser om næste skridt i processen og løbende ajourført overblik og status.

Når du har oprettet en handling på en sag – f.eks. en rykker – skal du huske at følge op på sagen og sikre dig, at kunden har betalt og evt. gå videre med sagen, hvis ikke der er modtaget betaling. Det er af ekstrem vigtighed, at der er konsekvens og autoritet i hele din fakturerings-, rykker- og inkassoproces. Oplever skyldner, at dine egne frister ikke bliver overholdt, vil det stort set altid være de konsekvente kreditorer, som løber med de måske sidste penge, som skyldner har mulighed for at betale dig med.

Det er et område hvor mange inddrivelser går galt, uanset om det er kreditor selv, advokater eller inkassofirmaer, som varetager processen – De tager for lang tid om at følge oppå sagerne og mister derved autoritet og troværdighed. Det er en meget stor og hyppig forekommende fejl i inddrivelser, at kreditor lader tiden gå i flere måneder, fra de har sendt deres inkassovarsel til de laver inkasso – det bør gøres allerede dagen efter tidsfristen er udløbet. Skyldner har på dette tidspunkt haft chancer nok.

Desværre vælger mange kreditorer at lukke sagen ved manglende reaktion fra skyldner, både fordi at de tror, at det er for dyrt og fordi, at de tror, at det er for besværligt at føre sagen videre. Lad det komme an på en prøve og oplev, hvor let og hvor stort et udbytte, som du kan få ud af at lade e-inkasso hjælpe dig hele vejen til en bedre bundlinje og færre frustrationer.

For at du ikke skal drukne i ”gule sedler” med påmindelser om, at du skal huske at følge op på alverdens småskyldnere, har vi lavet en smart opfølgningsfunktion. Her får du omgående besked pr. mail, når du har en sag, der skal følges op med næste skridt. Når du logger ind i systemet kan du ligeledes med det samme se, hvilke sager du skal gøre noget ved, da de tydeligt er markeret med rød skrift.

Med denne funktion kan man indhente skyldners korrekte navn og sidst kendte folkeregister-adresse.

Man slipper dermed for at benytte den lokale Borgerservice.

Med denne funktion kan du hente oplysninger om ejerforhold på indregistrerede køretøjer.

Det er rart at have muligheden i forhold til at vide om skyldner ejer aktiver eller ej, både før og efter en tur i fogedretten. Så er du bekendt med, at skyldner kører rundt i en bil eller på en motorcykel, kan du undersøge, om han er ejer af køretøjet og derved fjerne hans mulighed for at benægte ejerforholdet i fogedretten, hvad der ellers meget ofte sker, hvis du ikke har gjort forarbejdet grundigt nok.

Service-funktioner Service-funktioner

Sikkerheden er i top hos e-inkasso. Alle vore servere er altid opdateret og sikret med backup af dine data.

Al kommunikation til og fra e-inkasso er krypteret. Præcis lige som når du bruger din netbank. Det kan du se og måske genkende ved, at der i adressebjælken står ”https” foran adressen. Det lille ”s” til sidst betyder, at din forbindelse er sikret med SSL.

E-inkasso kører automatisk backup af alle data. Det betyder at dine data er sikret i flere kopier og der hurtigst muligt er en server i drift igen og uden risiko for data tab.

Selvom det er ekstremt enkelt og hurtigt at oprette sager, så vil vi gerne gøre det endnu lettere for dig.

Vi arbejder derfor kontinuerligt på at etablere samarbejde med de softwareudbydere, som udvikler de mest udbredte Økonomi- & Kundesystemer og arbejder kontinuerligt på, at vi får lavet integrationer hertil og dermed sikrer, at e-inkasso automatisk udveksler data med disse systemer og herfra styrer hele din inddrivelsesproces.

Bruger du et regnskabsprogram, medlemsstyringssystem, kundesystem eller anden software du mener, at vi bør integrere til, så send os gerne en mail om det – info@e-inkasso.dk

 

e-inkasso integrerer med Billy økonomisystem
Hvis du bruger økonomisystemet Billy (www.billy.dk), så kan du integrere din bruger hos Billy med din e-inkassoprofil. Med integrationen får du mulighed for at overføre sager (ubetalte fakturaer) fra Billy, direkte til e-inkasso. På den måde slipper du for processen med at skulle oprette først skyldner, og dernæst selve sagen. Man kan også sætte e-inkasso til selv at oprette sagerne, når en betalingsfrist f.eks. er overskredet med x antal dage.
Integrationen sikrer dig en let og smidig inddrivelsesprocess, samt en fornuftig debitorstyring.

Integrationen sættes op når du er logget ind i e-inkasso, og findes under “Indstillinger” i topmenuen.

 
 

Få styr på betalingerne fra dine fitnessmedlemmer
Hvis du bruger Sport Solution (www.sport-solution.com), så kan du overføre din skyldnere til videre inddrivelse i e-inkasso, på få sekunder.

Vi anbefaler at du benytter Sport Solutions indbyggede rykkermodul frem til og med inkassovarsel, og at du med et enkelt klik, fortsætter processen herfra (inkasso) via din e-inkasso bruger.

Du knytter din Sport Solution bruger sammen med din e-inkasso bruger, via rykkermodulet i Sport Solution. Kontakt os evt. for hjælp hertil.

Som en ekstra service til Sport Solutions kunder, hjælper vi med at sætte hele dit rykkerforløb op om nødvendigt – også i Sports Solution.

Sport Solution blev stiftet i 2006 og har siden udviklet markedets bredeste og mest innovative webbaserede administrations- og bookingsoftware til fitnesscentre, sportsklubber og idrætsbranchen – et totalkoncept, der er udarbejdet og gennemtestet af de daglige brugere. Sport Solution bestræber sig på at være samlingspunktet for vores brugere, så vi medvirker til at sikre den mest optimale brugererfaring og service.

Der er adskillige fordele ved at indgå samarbejde med Sport Solution. Blot for at nævne nogle enkle:

Hjælp og vejledning: Med et team bestående af erfarne IT-udviklere, iværksættere og medarbejdere der besidder solide kompetencer inden for IT, service, rådgivning, afsætning og strategi, kan Sport Solution tilbyde uvurderlig hjælpe og vejledning.
Brugeren i fokus: Sport Solution har altid brugeren i fokus, hvilket blandt andet afspejler sig gennem vores kundeinitiativer, der omfatter ’teamet i praktik’, brush-up kurser og seminar. Herigennem har vi fået uerstatteligt kendskab til de daglige og administrative udfordringer, som vores brugere møder.
Kvalitetssikret service og udvikling: Teamet arbejder konstant på at levere et højt service- og produktniveau, hvorfor der løbende foretages brugerundersøgelser med henblik på at opretholde, forbedre og sikre kvaliteten af den service samt det produkt, vi leverer.

Systemet udarbejder selv unikt brevpapir for din virksomhed og du har mulighed for at uploade dit eget firmalogo, som kommer på alle de dokumenter, som du opretter i e-inkasso. Du kan også vælge at benytte e-inkassos logo øverst på dine dokumenter, selvom det stadigvæk er dig selv der inddriver gælden. Det virker ofte mere ”motiverende” på skyldner at betale, når han modtagerdokumenter med et fremmed logo på. Som du kan se på billedet herunder, fremgår det stadigvæk, at det er din virksomhed, som forestår inddrivelsen af gælden.
Vi arbejder lige nu på at få lavet flere integrationer til regnskabsprogrammer og på både at give mulighed for at registrere skyldnere i et eller flere registre over dårlige betalere, samt mulighed for at kreditvurdere kunder via opslag i disse registre.

Multi- og automatisk opfølgning på sager, er vi ved at beta-teste med en ny funktion, som gør det muligt for dig at følge op på flere sager på samme tid, og ved at aktivere ”automatisk opfølgning” på en eller flere sager. Det betyder at du med nogle forvalgte indstillinger, kan lade sagen eller sagerne, køre automatisk med de frister og med de sanktioner, som du har indstillet e-inkasso til. Derved kan du spare endnu mere tid og udnytte systemets og din egen tid optimalt.